なぜか、仕事がうまくいく人の習慣（２）

昨日からの続きです。

２章は、すぐに整理することです。仕事の効率をあげるためには、まずデスクの整理をしましょう。このために三つのトレーを用意します。未処理、保留、処理済の三つの書類を受けるためのものです。これは、実行されている人が、多いのですが、ややもすると収納するためになっているものも見ます。

　次に標準的なオフィス用の備品を揃えなさいと書いてあります。ホチキス、ペン、鉛筆、テープ、名刺入れ、クリップなどです。これも、多くの方が普通に用意されていると思います。

ｅメールについては、見るとすぐに削除しなさいとあります。毎日のメールの量は、100件程度はあるでしょうから、削除せずに持っていますと、すぐに膨大な量になりますし、サーバーのメモリーも占有してしまいます。思い切って、削除しましょう。出来ない場合は、別にフォルダを作って、そこに移動させましょう。

３章は．機械的に行う作業を決めるということです。仕事に「優先順位」をつけるより、片端から「機械的に」こなす。「細切れ時間」よりも「まとまった時間」のほうが効率が上がるということです。パーキンソンの法則によれば、「仕事というのは、使える時間または割り当てた時間ぎりぎりか、ちょうどに終わることが多い」とあります。

また絶えずかかってくる電話に邪魔されないよう、返事は１日に１度か、２度、電話タイムを作って、「まとめて」連絡をすませようとあります。ｅメールも長所と短所を頭に入れて使い分けましょう。一日の中でｅメールを処理する時間を決めましょう。わたしも、だらだらメールを見ていますと、ついつい仕事をしている錯覚に陥りますので、朝夕に時間を決めて見るようにしています。そのほか、インターネットで時間をムダにしないとか、書類に目を通したら、その場で片づけるなどもあります。

山積みの仕事を早く終わらせる鉄則としては、すぐやる、すぐに「正しく」やる、すぐに「正しく」伝達するがあります。すべてにすぐにやることが、大事です。

業務の予定を組むと黙々と業務を片づけます。いろいろ考えるよりも、真一文字に進めることがいいようです。出来そうで、なかなか出来ません。ついつい他に目が移ったりします。

４章は、すぐに計画するです。頭の中のイメージが、人の行動を支配します。イメージが、ぼんやりしていたり、混乱しているときは、ためらいながら行動することになるので、効率が上がりません。はっきりしたイメージを得るには、計画をたてることです。稲盛和夫氏からは、イメージが白黒ではなく、カラーでイメージできるくらいになれと指導を受けました。そして、何度も何度も頭の中でシミュレーションすると、実際に進めていくときに一度経験したようにうまくいくと教えられました。イメージを描くことが、結果を手に入れる近道となります。

計画には、１日の計画、週間の計画、プロジェクト遂行計画、戦略的計画、ゴールの設定があります。この計画を立てることが、大変なのですが、別の本を参照してください。